Continu Verbeteren met een Verbeterbord 2.0
Een standaard verbeterbord heeft z'n strepen wel verdiend in de Lean wereld. Visual Workplace ontwerpt verbeterborden 2.0. Hierin worden vraagstukken als; een nieuw verbeterproces overbrengen of betrokkenheid binnen het team creëren opgelost. Het continu verbeteren staat hierin centraal.
Iedere organisatie werkt anders, ieder werkproces is uniek. Wat ik steeds vaker opmerk en volgens mij ook helemaal niet branche specifiek is maar juist branche overschrijdend, zijn onderstaande vraagstukken:
- ik (als manager) krijg het nieuwe verbeterproces niet goed en duidelijk gecommuniceerd
- ik zou graag meer betrokkenheid willen in mijn team
- de verbetercultuur bestaat nog niet
- we zijn niet transparant genoeg als organisatie
Stuk voor stuk vraagstukken die worden voorgelegd aan onze Visual Project Managers met de concrete vraag;
"Kunnen jullie een verbeterbord leveren wat dit nieuwe werkproces visueel ondersteund?"
Heerlijke vraag, want ja dat kunnen wij als de beste. Dat betekent ook direct dat organisaties de waarde inzien van de visuele werkplek. Verbeterborden liggen niet op de schap. Wij maken verbeterborden uniek en passend bij de organisatie. Een (in mijn ogen) standaard verbeterbord heeft z'n strepen wel verdiend in de Lean wereld, tijd voor een 2.0 versie.
(in onderstaande visual geef ik simpel weer wat de concrete verschillen zijn)
Verbeterbord nieuwe stijl 2.0
Zelfs een verbeterbord kan door de jaren heen verbeterd worden. Waarom? Omdat we leren van onze klanten. Voornamelijk door goed te blijven luisteren naar hun vraagstukken. Ik las laatst een quote uit een Lean gerelateerd artikel, welke ik in deze context goed vind passen; "Gebruik tools die zich bewezen hebben in het verleden en combineer deze met succesvolle elementen van de tools van nu". Dat is precies wat we doen.
Elke lean consultant, six sigma black belt of andere expert weet inmiddels dat een verbeterbord met de bekende kolommen "melddatum, wie, probleem, oorzaak, actie, eigenaar, datum gereed en status" werkt. Het biedt structuur, dient als communicatiemiddel, maakt vraagstukken inzichtelijk en zorgt voor overzicht.
Onderwerpen op een verbeterbord 2.0
Maar het mist ook vrij veel elementen. Elementen die we inmiddels op een Verbeterbord 2.0 wel terug laten komen. Die onderwerpen zijn onderdeel van de verbeterflow zoals een duidelijke structuur op het bord en een proces waarin alle belangrijke onderdelen worden geborgd.
een vaste agenda;
- een vaste structuur met timing
- biedt houvast in een overleg, zorgt voor duidelijkheid en bovenal snelheid
het gezamenlijk doel;
- waar werken we naar toe? wat is de target? doelstellingen?
- waarom verbeteren we überhaupt?
- wie is "we"? evt. teamfoto/ samenstelling benoemen (vergroot eigenaarschap)
een plek voor ideeën (i);
- waarom een plek voor ideeën?
- niet elke idee wordt direct goedgekeurd tot actie
- als ideeën laagdrempelig aangedragen kunnen worden, zal dat ook een plek zijn voor teamleden die niet altijd vooraan staan in een teamoverleg
- tijdens overleg worden de (nieuwe) ideeën besproken en wordt er actie op ondernomen: 1. we parkeren dit idee 2. management moet een go geven (level omhoog) 3. we keuren het af (+reden) 4. we upgraden het idee tot actie (naar verbetertabel)
ruimte voor kortlopende acties;
- een verbetertabel (met de PDCA stappen opgebouwd), ookwel de standaard 1.0 versie :-)
- binnen 2 weken af te ronden
- anders upgraden naar team project (plan + planning)
- en/of escaleren naar management
ruimte voor (top 3) projecten;
- als ideeën/ acties niet binnen 2 weken afgerond kunnen worden zou je ze kunnen upgraden tot project
- belangrijk om de top 3 projecten onder de aandacht te houden (prioriteit)
resultaten
- wat levert het op al dat verbeteren?
- waar doen we het als team voor?
- en vooral ook waar kunnen we van leren? (kan evt. separaat benoemd worden)
Wat levert zo'n verbeterbord 2.0 op?
Medewerkers zien en ervaren dat er wat gedaan wordt met hun input. Iets wat belangrijk is als je een verbetercultuur tot stand wilt brengen. Het vertrouwen dat welk idee dan ook, niet voor niets is.
Onderstaand een mooi voorbeeld van een verbeterbord 2.0.
Ontwikkeld voor HAGO Nederland.
Uit de praktijk, op de werkvloer
Hago Nederland kwam vorig jaar met een concrete (visuele) vraag; “We hebben hulp nodig bij het opzetten van een verbeterbord. We willen graag het nieuwe werken duidelijk gecommuniceerd hebben binnen diverse teams van professionele schoonmakers. Het doel is om maximale betrokkenheid te creëren op de werkvloer”.
Uit de reactie van Project Manager Natascha Sleeking – de Rooij blijkt het succes:
"Het Tier 1 bord is een mooi middel om onze nieuwe manier van werken en communiceren te ondersteunen. Onze medewerkers vinden het heel leuk om hier mee te werken. Positief dat men nu kan aangeven waar men tegenaan loopt en dat de punten inzichtelijk blijven totdat deze zijn opgelost. Ook klanten sluiten zo nu en dan aan bij de wekelijkse meeting waardoor er meer wederzijdse betrokkenheid is van onze klanten richting de schoonmaakmedewerkers en andersom."
Continu verbeteren is geen project, geen proces, maar moet onderdeel zijn van de organisatie. Dit lukt niet in een week, niet in een maand, misschien binnen een jaar.
"Take your time and be visual :-)"
Marlou van Jaarsveld
marlou@visualworkplace.nl