Verbeterbord: van idee naar uitvoering
In deze blog vertelt Marlou van Jaarsveld, onze Creative Director hoe een verbeterbord van idee tot uitvoering werkt. Je leest wat een verbeterbord is, waarom het meer is dan een actielijst, en hoe je het succesvol inzet in je dagelijkse werk. We delen praktische tips over ritme, gedrag en cultuur en bespreken de voordelen van een fysiek bord.
Morgen beter
Iedere organisatie kan morgen beter werken dan vandaag. Toch merken we dat verbeteren in de praktijk vaak geen vast onderdeel is van het dagelijkse werk. Een verbeterbord helpt om continu verbeteren zichtbaar, bespreekbaar én uitvoerbaar te maken. Doordat het bord visueel is, helpt het om afspraken en standaarden te borgen.
Wat is een verbeterbord?
Een verbeterbord is meer dan een actielijst. Het is een visueel hulpmiddel waarbij de hele verbeterflow zichtbaar is: van een idee tot uitvoering en resultaat. Iedereen ziet welke stappen worden doorlopen en wie waar verantwoordelijk voor is. Het bord moet niet ingewikkeld zijn, wel is belangrijk dat de standaard of het proces duidelijk terugkomt op het bord.
Een verbeterbord is bovendien overal inzetbaar. We zien het werken in allerlei soorten organisaties en teams. Juist doordat het visueel is, blijft verbeteren continu onder de aandacht en weet iedereen hoe het proces loopt.
Meer dan een actielijst
Een misvatting die we vaak horen, is dat een verbeterbord niet meer is dan een tabel met acties. In de praktijk laat een goed verbeterbord ook zien waarom iets wordt verbeterd en wat het oplevert.
Naast kleine, snel op te pakken acties is er ruimte voor grotere verbeteringen die kunnen uitgroeien tot projecten. Essentiële onderdelen van een goed verbeterbord zijn onder andere:
- Waarom de actie nodig is, het probleem en de oorzaak
- Wie verantwoordelijk is
- De deadline en status
- Wat het oplevert, wat het kost en wat het resultaat is
Onderdeel van een Visual Managementroutine
Een verbeterbord werkt alleen als het onderdeel is van een vast ritme of communicatieroutine. Dat betekent dat er terugkerende momenten zijn waarop het bord wordt gebruikt en besproken. Hierin speelt ook de locatie een rol: het bord moet op een plek hangen waar teams regelmatig samenkomen. Door wekelijks overleg bij het bord worden verbeteringen besproken, opgevolgd en afgerond. In veel organisaties zien we één centraal verbeterbord, bijvoorbeeld in een Obeya-ruimte.
Gedrag maakt het verschil
Het bord is een hulpmiddel, maar het gedrag en de cultuur binnen de organisatie bepalen uiteindelijk het succes. Iedereen moet mee willen doen. Leidinggevenden en management spelen hierin een belangrijke rol door het goede voorbeeld te geven, het proces te ondersteunen en visueel te borgen, te controleren, faciliteren en ook echt vast te houden.
We zien vaak dat juist kleine stappen resulteren in grote veranderingen en bijdragen aan een cultuur van continu verbeteren. Denk aan een aangepaste mappenstructuur of een opgeruimde werkplek. Dit zorgt voor rust, een betere werkflow, meer werkplezier en hogere efficiëntie.
Fysiek versus digitaal
De vraag die we vaak krijgen is: “waarom niet alles digitaal?” Onze ervaring is dat een fysiek verbeterbord altijd zichtbaar is en niet weggeklikt kan worden. Door het bord zelf bij te werken ontstaat eigenaarschap, betrokkenheid en verantwoordelijkheid.
Maak verbeteren onderdeel van je werk
Neem het verbeterbord echt op in je communicatieroutine. Zonder routine werkt het niet. Zie het niet als los hulpmiddel, maar als onderdeel van hoe je samenwerkt en verbetert.
Denk vooraf na over het proces achter het bord: hoe ga je van idee naar uitvoering en wanneer wordt iets een strategisch project? Maar vooral: begin gewoon. Start met bijvoorbeeld een whiteboard, trek lijnen, test wat werkt en pas aan waar nodig. Verbeteren doe je door te doen!
Starten?
Wil jij nu ook aan de slag met een verbeterbord en kun je daar wel wat hulp bij gebruiken? Daar zijn wij voor. Bel naar +31 (0) 24 82 00 265 of stuur een mailtje naar custom@visualworkplace.nl