Prestatie Management Systemen
Prestatie Management (of Performance Management), een systeem dat helpt om prestaties op een gestandaardiseerde en consistente manier te managen. Een communicatie structuur waarbij afwijkingen worden geregistreerd, benoemd en opgevolgd. Deze afwijkingen op de gezette standaard vormen de basis en input voor continu verbetering. Iedere dag, week, maand en jaar. Prestatie Management is niet alleen voorbehouden aan productie bedrijven maar in zijn ogen toepasbaar in alle sectoren en bovenal een basisvoorwaarde voor een succesvolle bedrijfsvoering. Vaak ontstaan vanuit goed ondernemerschap en logisch denken prestatie systemen.
“In een goed lopende organisatie werken de VPS pilaren samen waarbij Visual Management de verbindende factor is.”
Een visuele strategie
De basis in het managen van prestaties is een duidelijk geformuleerde organisatie strategie. Die koers bevat een concrete set aan KPI’s. De strategische context achter de doelstellingen dient voor iedereen op de werkvloer helder te zijn. Het is van cruciaal belang dat medewerkers de eigen bijdrage aan het grotere geheel herkennen en begrijpen.
Sturing & verantwoording
Communicatielagen in een organisatie
Prestaties managen zit vooral in een goed proces van sturing en verantwoording. Belangrijk voor het opbouwen van dit model is het inzicht in “lagen” van de organisatie. Ook de juiste verantwoordelijke personen als schakels tussen de lagen aanstellen is essentieel voor de informatie overdracht. In een gepland communicatie moment wordt er door het team verantwoording afgelegd over de geleverde prestaties en wordt er door de daarvoor aangestelde personen aangestuurd vanuit de standaarden. Ook worden escalaties opgerold naar een volgende laag.
Een voorbeeld in een productieomgeving het moment van overleg tussen shift managers die de prestaties overdragen aan de productie manager in dagdienst. Het totaal aan sturing en verantwoording lagen en de interactie daartussen is het prestatie management systeem. Daarbij is kenmerkend dat de lagen zich onderscheiden in detailniveau van informatie. Alles met het oog op de hoger gelegen doelstellingen en strategie.
In zijn totaliteit bestaat een prestatie systeem uit een geaccepteerde set aan doelstellingen, een logisch gedefinieerde structuur van sturing en verantwoording en een gestandaardiseerde manier van werken. Het geheel aan communicatie, harmonieus bewegend, van onder naar boven en weer terug.
Doelstellingen
Waar werken we naar toe?
Wat is ons ware noorden? Waar werken we als organisatie naar toe? Wat zijn onze persoonlijke-, team- en afdelingsdoelstellingen? De kunst is de hogere doelen tot team (lijn) of zelfs persoonlijk niveau ‘uit te kleden’.
Hang deze op aan de vastgestelde KPI structuur en medewerkers begrijpen en zien letterlijk waar er naar toe wordt gewerkt.
Transparantie
Hoe staan we er voor?
Maak resultaten zichtbaar op een visualisatiebord. In een ideale wereld zijn de juiste personen verantwoordelijk voor het aanleveren van de prestatie data. Een operator noteert de OEE data, een teamleider de totale lijn prestatie en de shift manager de totale dag prestaties. Het zelf noteren van de content zorgt voor betrokkenheid en verantwoordelijkheid.
Al deze input linken aan de hogere doelen zorgt ervoor dat je als team zicht blijft houden op het resultaat.
Standaarden
Afwijkingen snel inzichtelijk
Door de afgesproken proces- en werkstandaarden inzichtelijk te houden stel je de organisatie in staat om constant te sturen op houding, gedrag en afwijkingen.
Met het gebruik van visualisatie, als bijvoorbeeld visuele werkinstructies en duidelijke targets in getallen of percentages, worden afwijkingen snel zichtbaar waardoor er tijdig gestuurd kan worden.
Standhouden
Het opzetten van een prestatie systeem is geen hogere wiskunde. Duidelijke doelen, enthousiaste medewerkers en een gezond verstand zijn belangrijke ingrediënten. Het allerbelangrijkste ingrediënt is discipline. Blijf focus en aandacht houden voor gestelde standaarden en werkprocessen en durf elkaar aan te spreken.
Ieder uur, iedere dag, iedere week en vooral door iedereen.
Eenvoudig is het is niet. Er zijn dan ook voldoende valkuilen en uitdagingen te benoemen. Deze tips en valkuilen komen van de ervaringsdeskundigen.
TIPS :-)
- Leiderschap op de werkvloer is cruciaal; Go to Gemba, go See!
- Zet Visual Management Tools als visualisatieborden in, ter ondersteuning van processen
- Blijf coachen en trainen, voor borging van kennis en vaardigheden
- Externe coaching brengt meer teweeg, vreemde ogen dwingen
- Vergeet nieuwe medewerkers niet de basis principes te trainen bij aanvang
VALKUILEN :-(
- Het hogere organisatie doel is niet duidelijk voor de werkvloer
- Wat we ook vaak zien is dat ze niet op detail niveau (afdelingen/ teams) zijn doorvertaald
- Visualisaties worden niet serieus genomen en verliezen daardoor waarde
- Mensen worden niet aangesproken op houding & gedrag; afspraken zijn niet duidelijk
- Management staat er niet volledig achter, waardoor het niet gedragen wordt
Begin bij de basis, zet kleine stappen en betrek zoveel mogelijk mensen.